> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://huongdan.cloudify.vn/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://huongdan.cloudify.vn/phan-mem-ke-toan-cloudify-accounting/tong-hop/quan-ly-cac-chi-phi-tra-truoc.md).

# Quản lý các chi phí trả trước

Quản lý các chi phí trả trước được phân bổ cho nhiều kỳ, chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh, nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ phát sinh và cần phải phân bổ để tính vào chi phí của từng kỳ

**Định khoản**

Khi phát sinh chi phí trả trước

Nợ TK 242

           Có TK 111, 112, 331,...

Khi phân bổ chi phí trả trước hàng tháng

Nợ TK 623, 627, 641, 642...\
Nợ TK 6421, 6422 (Thông tư 133)                          

          Có TK 242       

**Ví dụ**

Ngày 05/01/2017, kế toán thực hiện phân bổ chi phí trả trước khoản tiền thuê văn phòng quý I là 30.000.000 cho các phòng ban như Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán & Ban giám đốc với tỷ lệ phân bổ lần lượt tương ứng là 40%, 20%, 20%, 20%                            

**Hướng dẫn trên phần mềm**

Việc ghi nhận và phân bổ các khoản chi phí đã trả trước nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (chi phí thuê VP, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ,...) được thực hiện trên phần mềm như sau:

| Bước 1: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước phát sinh |
| ------------------------------------------------------ |

 Khi phát sinh chi phí trả trước, kế toán lập chứng từ để ghi nhận khoản chi phí này.

![](/files/-LmTNv3btxB4dbP4mNSe)

 ***Lưu ý:** Trường hợp có phát sinh thuế giá trị gia tăng được khấu trừ thì kế toán khai báo thêm 1 dòng hạch toán tiền thuế tại tab **Hạch toán** và khai báo các thông tin về thuế tại tab **Thuế**.*

| **Bước 2: Khai báo các khoản chi phí cần phân bổ vào chi phí SXKD trong nhiều kỳ** |
| ------------------------------------------------------------------------------------------- |

* Vào **Tổng hợp\Chi phí trả trước\Danh sách chi phí trả trước**, chọn chức năng **Tạo mới**.

![](/files/-LmTPNpuLzMtgKHuj4Ib)

* Khai báo tỷ lệ phân bổ cho các phòng ban/bộ phận.

![](/files/-LmTQ8qu9CDoGbFUwsnl)

* Tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí cần phân bổ:
  * Nhấn chức năng **Chọn chứng từ** trên tab **Tập hợp chứng từ**.
  * Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ cần tập hợp và nhấn **Lấy dữ liệu**.
  * Tích chọn chứng từ và nhấn **Đồng ý**
* Bấm **Lưu**.

| **Bước 3: Phân bổ các khoản chi phí trả trước** |
| ------------------------------------------------- |

* Vào **Tổng hợp\Chi phí trả trước\Phân bổ chi phí trả trước**, chọn chức năng **Tạo mới**.

![](/files/-LmTRWc0IuOsdRp7PwJz)

* Chọn kỳ phân bổ chi phí tương ứng và nhấn **Đồng ý**.

![](/files/-LmTS2iHSkdL4RMocAOb)

* Hệ thống tự động lấy các chi phí trả trước cùng số tiền phân bổ trong kỳ:
  * Xác định chi phí.

![](/files/-LmTShUWi1gygGtuwRU0)

* Phân bổ.

![](/files/-LmTSw9BodRRSuxaDzHI)

* Hạch toán.

![](/files/-LmTT5xagCdDEDc2CaJh)

Nhấn **Lưu**.