Mua hàng theo đơn mua hàng

Định khoản

1. Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ

Nợ TK 152, 156, 611... Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán

2. Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay

Nợ TK 621, 623, 641, 642... Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán

Ví dụ

• Ngày 12/01/2017, doanh nghiệp đặt hàng của công ty TNHH Ngọc Trinh:

  • Tủ lạnh HITACHI 110l, số lượng 20, đơn giá 8.000.000đ, thuế GTGT 10%

  • Tủ lạnh HITACHI 60l, số lượng 10, đơn giá 4.000.000đ, thuế GTGT 10%

• Ngày 15/01/2017, công ty TNHH Ngọc Trinh cho nhân viên giao đủ hàng theo đơn mua hàng của doanh nghiệp.

• => Doanh nghiệp làm thủ tục nhập kho số hàng đã mua trên, và chưa thanh toán cho công ty TNHH Ngọc Trinh.

Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ "Mua hàng theo đơn" được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Mua hàng\Đơn mua hàng, chọn chức năng Tạo mới.

• • Khai báo thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng cần đặt mua trên đơn mua hàng, sau đó nhấn Lưu.

Lưu ý: Nếu muốn quản lý tình trạng thực hiện của các đơn mua hàng, kế toán cần cập nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách nhấn chuột phải trên màn hình danh sách và chọn chức nang Cập nhật tình trạng.

• Bước 2: Lập chứng từ hạch toán đối với những hàng hóa được mua về nhập kho

  • Trên phân hệ Mua hàng\Chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Tạo mới .

  • Chọn Lập từ Đơn mua hàng trên thanh công cụ.

  • Thiết lập điều kiện để tìm kiếm đơn hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

  • Tích chọn các mặt hàng cần mua từ đơn đặt hàng và nhập số lượng cần mua vào ô Số lượng nhận.

• • Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy các mặt hàng cần mua từ đơn đặt hàng ra chứng từ mua hàng.

  • Lựa chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng nhập khẩu nhập kho.

  • Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.

  • Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.

• • Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu cho chứng từ mua hàng trên các tab chi tiết, sau đó nhấn Lưu.

  • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

Lưu ý:

1. Với các hàng hóa mua về không được nhập kho, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từ mua hàng là: Mua hàng trong nước không qua kho hoặc Mua hàng nhập khẩu không qua kho.

2. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

3. Đối với trường hợp mua hàng trong nước đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.